Reparatie aanmelden

(Dit artikel is up-to-date, maar de video nog niet)

Een nieuwe reparatie kan u aanmaken in de kassa. Klik hier op ‘Service’ om een nieuwe reparatie aan te melden. Vervolgens verschijnen de volgende invulvelden:

kassa reparatie aanmaken juwelier inschieten

 

Klant selecteren of toevoegen

Rechts bovenin kan u op de ‘Klant’ knop klikken om allereerst een klant te selecteren. U kan hier zoeken in uw klantenbestand. Staat de naam van de klant hier niet tussen? Gebruik dan de knop ‘klant toevoegen’, zodat u een nieuwe klant kan aanmaken.

klant aanmaken pop-up

Kan u de klant niet vinden, terwijl hij wel in het klantenbestand staat? Ga dan eerst naar “klanten” in het linker zijmenu, zoek de juiste klant en klik in de balk met de titel ‘Activiteiten’ op het plus icoon (zie foto hieronder). U wordt dan doorgestuurd naar de kassa met de geselecteerde klant. Klik in dit geval weer op de knop “Service” (zoals in de eerste foto).

klant profiel activiteit toevoegen

 

Zoek het product in de database of voeg de titel toe

PrismaNote is een uniek systeem waarin u in dezelfde database werkt als uw leverancier. Daarom is het belangrijk om zoveel mogelijk met het officiële product te werken, zodat u altijd met actuele gegevens werkt. Allereerst doet u dat door het product te zoeken in de zoekbalk. Wilt u geen product selecteren? Dan kan u ook simpel het woord “Service” laten staan.

product invoeren reparatie

Door een bestaand product te selecteren (afbeelding hierboven: product met foto), gebruikt u ook echt het product van de leverancier. Het komt echter voor dat het product nog niet in het systeem staat. Klik in dat geval op ‘Gebruik deze invoer’, zoals hierboven staat weergegeven. Let op: u kan alleen zoeken in de database van leveranciers die geselecteerd zijn bij Winkelinstellingen.

 

Prijs akkoord of Offerte?

Standaard is “Prijs akkoord” geselecteerd, maar u kan de reparatie ook invoeren als offerte om er later op terug te komen. In dat geval, klikt u op “Offerte” naast “Prijs Akkoord” om deze andere status aan de reparatie toe te kennen. Klikt u 2x op dezelfde knop, dan wordt geen van beiden geselecteerd. In dat geval wordt de status “Nieuw” toegevoegd aan de reparatie. Dit is achteraf ook makkelijk aan te passen.

 

Omschrijf het probleem en voeg de reparatie toe als orderregel

Specificeer vervolgens bij ‘Omschrijving’ wat de reparatie precies inhoudt. Dit veld wordt ook gedeeld met de klant via e-mail. Vul bij aantal 1 in, als dit veld nog leeg is.

Als laatste kan u bij ‘Prijs’ de geschatte kosten van de reparatie invoeren. Dit is een indicatie voor de klant die achteraf nog gewijzigd kan worden. Op basis hiervan wordt ook een eventuele aanbetaling berekend. Door op het pijltje voor ‘Prijs’ te klikken, kan u nog de (standaard) marge wijzigen van deze reparatie.

Als laatste klikt u op de groene + knop om de reparatie toe te voegen als orderregel. Wilt u deze gegevens wijzigen nadat u op deze knop geklikt hebt? Klik dan eerst op de orderregel in het rechterscherm, zodat de gegevens opnieuw te wijzigen zijn in het linkerscherm. Om de wijziging vervolgens op te slaan, klikt u op de groene pen knop.

 

kassa reparatie service verwerken juwelier

 

Vul de extra gegevens in

Als u het officiële product gebruikt, zijn het merk en de leverancier al geselecteerd. Is dit bij u niet het geval? Vul dan ook deze gegevens in. Is de verkeerde leverancier standaard ingevuld of helemaal geen leverancier? Kijk dan bij Winkelinstellingen of u de juiste leverancier aan het merk hebt gekoppeld.

Geschatte einddatum: Hier kan u een indicatie gegeven van de datum dat de reparatie opgehaald kan worden. Standaard staat dit op 7 dagen.

Nummer zakje: Gebruikt u (reparatie)zakjes met een nummer erop om ze makkelijk terug te vinden in de winkel? Voer dan hier het nummer in van het zakje.

Product materiaal: Selecteer het materiaal van het product. U kan kiezen uit Goud, Zilver, Non-nobel, overig of onbekend. Dit is handig voor de reparateur om vast te stellen om wat voor soort product het gaat, maar is niet verplicht.

Product categorie: Selecteer het type product. Is het een horloge, sieraad of overig product dat ter reparatie binnenkomt? Ook dit gegeven is niet verplicht.

Bestanden toevoegen: Hier kan u een foto van de reparatie uploaden. Werkt u met een tablet? Dan kan u ook direct een foto maken van de reparatie.

 

Betalen, aanbetaling of pas bij ophalen?

Alles goed ingevuld? Klik dan op de groene knop betalen of kies voor een aanbetaling of voor betalen bij ophalen. Gefeliciteerd, de reparatie is aangemaakt! De reparatis staat nu ook bij ‘Services’ in het linker menu en bij de klant. Op dit reparatie overzicht kan u vervolgens direct de reparatiebon printen voor de klant.

Heeft dit geholpen?

Volgende artikel

Uitleg reparatie overzicht