Implementatie

Bedankt voor uw interesse in de juwelier software! U wilt uw juwelierszaak automatiseren met één oplossing. Van kassa en webshop tot aan marketing en interactie met leveranciers.

Als u dit implementatieproces doorloopt, kan u echt starten met PrismaNote! Ontdek dus in enkele stappen het complete systeem, zodat de implementatie soepel gaat. Zijn er alsnog onduidelijkheden? Bel vrijblijvend 088 – 20 22 500 of e-mail naar support@prismanote.com.

Dus zet vandaag nog de eerste stap om uw bedrijf te digitaliseren.

1. Account aanmaken en activeren

10 minuten

Maak een gratis account en activeer het via uw e-mail. Gelukt? Ga dan door naar de volgende stap.

Stappen om een account aan te maken

Registreren

1.1 Maak allereerst een gratis account via www.prismanote.com/register

1.2 Vul uw e-mailadres, wachtwoord en de naam van de winkel in en klik op de groene knop ‘Akkoord en Registreren’.

 

Activeren

1.3 Bevestig het account door op de link in uw emailbox te klikken. Bekijk ook uw spambox als u de e-mail niet ziet. Heeft u de e-mail niet ontvangen of klikt u pas na 48 uur op de link? Klik op ‘Inloggen’ op www.prismanote.com en vervolgens op ‘Wachtwoord vergeten’. U krijgt dan een nieuwe e-mail in uw mailbox.

1.4 Als u op de link in deze e-mail klikt, opent opnieuw PrismaNote. Vul hierin uw Naam en ga klik op ‘Opslaan en doorgaan’.

1.5 Vul het winkeladres in en klik op ‘Volgende’.

1.6 Vul uw contactgegevens en logo (voor kassabon) in en klik op ‘Volgende’.

1.7 Zoek de merken die u voert in de winkel en selecteer uw leverancier in de pop-up. Dit is belangrijk om toegang te krijgen tot hun informatie.

2. Winkelinstellingen controleren

20 minuten

Met de vorige stap heeft u al een deel van de gegevens ingevuld, controleer ze nu bij winkelinstellingen. Dit is belangrijk voor bijvoorbeeld de kassabon. Ontdek de uitgebreide uitleg.

 

Belangrijke tabbladen:

  • Winkelgegevens
  • Financieel (Belangrijk: Bankgegevens, KVK nummer en BTW nummer)
  • Algemene instellingen (Belangrijk: Logo)

Veelgestelde vraag: Hoe voeg ik een merk toe?

Zoek en selecteer het merk via het invulveld.

Klik in de pop-up de leverancier aan waarbij u het merk inkoopt. Worden de reparaties van dit merk door een externe reperateur gedaan? Maak dan een nieuwe leverancier aan door de naam in de zoekbalk te typen. Repareert u zelf of vult u niks in onder reparateur? Dan wordt standaard de leverancier gebruikt waarbij u inkoopt.

merk pop-up

 

Wat is het merk Poolartikelen? Dit zijn producten die u weleens aanslaat in de kassa zonder dat er echt een voorraad van beschikbaar is. Denk bijvoorbeeld aan batterij of glas vervangen.

3. Printer & kassa controleren

5 min tot 1 uur

Standaard zijn de kassa en printer ingesteld, maar dit kan u aanpassen naar uw eigen wensen. Voor een koppeling met een thermische printer dienen wij voor u nog een certificaat in te stellen.

 

3.1 Standaard worden bonnen op A4 uitgeprint. Wilt u deze afmetingen wijzigen? Ontdek het op deze pagina van de handleiding.

 

3.2 Ook de opties voor de kassa treft u aan bij het onderdeel Winkelinstellingen. Zo krijgt u bijvoorbeeld standaard een melding in de kassa om een dagafsluiting te doen na 24 uur. Sluit u niet elke dag de kassa af? Zet deze melding bij ‘Dagafsluitingen’ op een week (zodat u niet onnodig een extra melding in de kassa ziet).

Hebben jullie een voorbeeld van een thermische bon?

Zeker, Dit is een scan van twee bonnen.

4. Leer het systeem beter kennen

1 a 2 uur

Voordat we de data van uw huidige systeem overzetten, is het belangrijk dat u weet hoe het systeem werkt. Het is eenvoudig, maar het blijft natuurlijk wel even ontdekken en begrijpen. Bekijk de complete handleiding.

 

Ontdek de cursus:

-> Kassa gebruiken

-> Inkoop doen (binnenkort beschikbaar)

5. Uw huidige systeem overzetten

1 uur

Bent u er klaar voor om het systeem te gebruiken? In de meeste gevallen hebt u al een winkelsysteem. Deze klanten, voorraad, leveranciers kunnen overgezet worden in PrismaNote. Hierdoor kan u gemakkelijk doorgaan met uw huidige activiteiten. Dit doen we graag voor u in een ‘meekijk-sessie’.

Toon stappen van het importeren

5.1 Neem contact op met PrismaNote: info@prismanote.com | +31 (0) 88 – 20 22 522

5.2 We maken een afspraak voor een meekijk sessie van 1 uur.

5.3 Nog geen Anydesk op de pc staan? Download de nieuwste versie gratis op uw PC via info.prismanote.com/meekijken/

5.4 Tijdens deze sessie wordt de data van uw huidige kassa gekopieerd. Het gaat dan om uw klantenbestand, leveranciers, artikelgroepen, producten en voorraad. Bestaande transacties zullen niet overgenomen worden.

5.5 Vervolgens zetten we deze data in uw PrismaNote account. Hier krijgt u dan een bericht van.

6: Koppel uw gegevens in PrismaNote

1 uur

Uw eigen data staat nu in uw account. Vervolgens is het belangrijk om uw leveranciers te koppelen aan de officiële bedrijven. Op deze manier wordt uw winkel ook gekoppeld aan de database van uw leveranciers. Zo kan u makkelijker bestellen en intern communiceren.

Toon stappen van gegevens koppelen

6.1 Log opnieuw in bij www.prismanote.com

6.2 Controleer of uw klanten erin staan bij ‘Klanten’.

6.3 Koppel de geïmporteerde leveranciers met de officiële leveranciers met dit stappenplan. Dit wordt niet automatisch gedaan, omdat elke juwelier zijn leverancier een andere naam geeft.

6.4 Sommige juweliers hebben erg veel artikelgroepen. In PrismaNote worden deze getoond op uw website en gebruikt voor de statistieken. Geef de artikelgroepen daarom een mooie naam (in plaats van 6 getallen) en voeg verschillende groepen samen, zodat u er maximaal 20 over houdt. Lees hoe u de artikelgroepen kan aanpassen (de zogenoemde collecties).

6.5 Controleer of uw voorraad erin staat bij ‘Assortiment’ en koppel ze met de officiële producten uit de database. Standaard wordt een match gemaakt op basis van artikelnummer en EAN. Producten die niet gematched zijn, kunnen handmatig gekoppeld worden. U leest meer over dit onderwerp in de handleiding. Als het product gematched is, gebruikt u standaard een foto en meer details die bij het product staan (zo kan het ook direct online getoond worden). Kan u van een specifiek merk weinig producten vinden om te koppelen? Neem contact op, zodat we voor u meer gegevens kunnen importeren van de leverancier.

7: Bestel en ontvang hardware

Voor het gebruik van PrismaNote, hoeft u geen hardware via ons aan te schaffen. Het systeem werkt gemakkelijk op een tablet of uw huidige desktop. Ontbreekt er iets of bent u toe aan een nieuw systeem? Uiteraard helpen we u ook graag met goede hardware om uw klant het beste van dienst te zijn.

Meer over systeemeisen

Kassa
Op welk systeem draait uw huidige kassa nu? Als uw desktop werkt met de laatste updates van de Chrome of Safari browser, is uw systeem geschikt voor PrismaNote. Deze browsers worden automatisch geüpdatet en geven een melding als uw computer niet meer aan de juiste systeemeisen voldoet. Daarnaast draait PrismaNote op elke tablet. Deze kan u simpelweg aanschaffen bij een computerwinkel.

 

Printer
Welke printer heeft u nu? Het gemakkelijkst is een standaard printer met bijvoorbeeld een USB aansluiting. Ons advies is dan om A4 of A5 papier te gebruiken met een scheurlijn. Wilt u gebruik maken van een Thermische bonprinter? Wij geven de voorkeur aan het merk Epson. Het type TM-T2011 (netwerkprinter) is bijvoorbeeld ook gekoppeld aan uw geldlade. Als u voor het eerst een thermische bonprinter wilt gebruiken, moet er ook nog eenmalig een certificaat geïnstalleerd worden. Dit kunnen wij voor u regelen.

 

Labelprinter
Welke labelprinter heeft u nu? Voor een labelprinter is het belangrijk dat het apparaat gebruik maakt van Extra4 software. Tijdens een meekijk sessie kunnen we de etiketten vervolgens koppelen met de printer. Meestal wordt dit gecombineerd tijdens de sessie om uw data over te zetten.

 

Barcode scanner
Wilt u een barcode scanner gebruiken? Bijvoorbeeld elke Zebra scanner werkt goed met PrismaNote. De bluetooth scanner, zoals de Zebra DS2200 werkt goed met een tablet. Ook bieden we u een barcode scanner met camera functionateit. Hiermee kan eenvoudig foto’s worden gemaakt van bijvoorbeeld een reparatie.

8: Geslaagd!

Yes! U kan nu starten met efficiënter werken, het verzamelen van klantgegevens en het doen van marketing. Nog onduidelijkheden? Neem contact op of raadpleeg de handleiding.

 

U kan ook meer lezen over interessante onderwerpen:

PrismaNote Expert