Implementatieplan

U wilt uw juwelierszaak automatiseren met één oplossing. Van kassa en webshop tot aan marketing en interactie met uw leveranciers. Optimaliseer met PrismaNote uw dagelijkse processen, zodat u meer tijd en geld hebt om uw omzet te laten groeien. Ervaar zelf de complete, betaalbare software voor de horloge- en sieradenbranche.

In het systeem komen alle informatiestromen bij elkaar in één grote database. Zo voegt u met één klik (nieuwe) producten toe aan uw kassa en webshop. Naast deze productdata, gebruikt u ook gemakkelijk marketingmateriaal van leveranciers.

Bovendien geeft u leveranciers de mogelijkheid om online marketing te doen, zonder u voorbij te gaan. Merken worden bij u in de buurt gepromoot, waarbij de consument getriggerd wordt om naar uw winkel te komen in plaats van online te kopen. Zo werkt u samen met uw leveranciers aan de juiste omnichannel strategie.

Voor PrismaNote hoeft u geen duur maatwerk te betalen. Ook installatiekosten zijn verleden tijd, want het systeem is direct te gebruiken. Voor het overzetten van de data uit uw huidige systeem wordt wel een een apart uurtarief gerekend. Bevalt het niet? Dan kan u per maand opzeggen. Zet dus vandaag nog de eerste stap om uw bedrijf verder te digitaliseren.

In 10 stappen over op PrismaNote

 

1. Maak een account op www.prismanote.com

2. Vul uw winkelgegevens in

3. Leer het systeem beter kennen

4. Laat uw huidige kassasysteem overzetten

5. Koppel de gegevens met PrismaNote

6. Bestel en ontvang extra hardware (Tablet, printer & scanner)

7. Maak een website

8. Webshop instellen

9. Zet uw huidige domeinnaam over

10. Starten met het doen van marketing

1. Maak een account aan

5 minuten

Het systeem werkt 100% online. Zo bespaart u kostbare tijd, omdat alles met elkaar verbonden is (ook integratie met leveranciers). Bovendien betaalt u hierdoor veel minder aan hardware en software updates.

1.1 Ga naar www.prismanote.com

1.2 Klik op de knop ‘INLOGGEN / REGISTREREN’

1.3 Log gemakkelijk in met Facebook of maak een account aan met uw e-mailadres.

1.4 Bevestig het account door op de link in uw emailbox te klikken. Bekijk ook uw spambox als u de e-mail niet ziet. Heeft u de e-mail niet ontvangen of klikt u pas na 48 uur op de link? Klik op ‘Inloggen’ op www.prismanote.com en vervolgens op ‘Wachtwoord vergeten’. U krijgt dan een nieuwe e-mail in uw mailbox.

2. Vul uw winkelgegevens in

30 minuten

Uw systeem staat of valt met het invullen van de winkelgegevens. Dit wordt bijvoorbeeld getoond op de kassabon en website. Door uw merken en leveranciers te selecteren, heeft u toegang tot hun productdatabase.

2.1 Als u ingelogd bent, gaat u naar www.prismanote.com/retailer/shop

2.2 U kan ‘Winkelgegevens’ ook benaderen via het menu of rechts onderin het dashboard.

2.3 Vul de gegevens en merken van uw winkel in (lees alles over winkelgegevens).

prismanote winkelgegevens

Zoek en selecteer het merk en klik in de pop-up de leverancier aan waar u het merk inkoopt. Worden de reparaties van dit merk door een externe reperateur gedaan? Maak dan een nieuwe leverancier aan door de naam in de zoekbalk te typen. Repareert u zelf of vult u niks in onder reparateur? Dan wordt standaard de leverancier gebruikt waar u inkoopt.

Wat is het merk Poolartikelen? Dit zijn producten die u weleens aanslaat in de kassa zonder dat er echt een voorraad van beschikbaar is. Denk bijvoorbeeld aan batterij of glas vervangen.

 

2.7 Vul de gegevens onder het kopje ‘Financieel’ in. Belangrijk zijn: Bankgegevens, KVK nummer en BTW nummer.

2.8 Upload uw logo’s onder het kopje ‘Algemene Instellingen”.

De gegevens onder ‘Kassa’ en ‘Print Instellingen’ zijn standaard ingesteld, dus daar hoeft u niet direct iets mee te doen. ‘Webshop’ komt aan bod in hoofdstuk 8.

3. Leer het systeem beter kennen

1 a 2 uur

Het systeem werkt zo makkelijk mogelijk, maar het blijft natuurlijk wel even ontdekken en begrijpen. Daarom heeft u direct toegang tot alle handleidingen.

 

3.1 Lees alle onderdelen van de handleiding rustig door.

3.2 Probeer een nieuwe klant aan te maken

3.3 Probeer een reparatie aan te maken

3.4 Probeer een artikel af te rekenen. Bijvoorbeeld: POOL001

3.5 Probeer de aangemaakte reparatie te verwerken

3.6 Maak een inkooporder bij leverancier PrismaNote BV

4. Laat uw huidige systeem overzetten

1 uur

In de meeste gevallen hebt u al een winkelsysteem. Deze klanten, voorraad, leveranciers kunnen overgezet worden in PrismaNote. Hierdoor kan u gemakkelijk doorgaan met uw huidige activiteiten. Dit doen we graag voor u in een teamviewer sessie.

 

4.1 Neem contact op met PrismaNote: info@prismanote.com | +31 (0) 85 – 018 0835

4.2 Maak een afspraak voor een teamviewer sessie van 1 uur.

4.3 Geen teamviewer? Download de nieuwste versie gratis op uw PC via https://www.teamviewer.com/nl/

4.4 Tijdens deze sessie wordt de data van uw huidige kassa gekopieerd. Het gaat dan om uw klantenbestand, leveranciers, artikelgroepen, producten en voorraad. Bestaande transacties zullen niet overgenomen worden.

4.5 Vervolgens zetten we deze data in uw PrismaNote account. Hier krijgt u dan een bericht van.

5. Koppel uw gegevens in PrismaNote

1 uur

Uw eigen data staat nu in uw account. Vervolgens is het belangrijk om uw leveranciers te koppelen aan de officiële bedrijven. Zo wordt uw winkel ook gekoppeld aan de database van uw leveranciers. Hiermee kan u makkelijker bestellen en intern communiceren.

 

5.1 Als de data van uw huidige systeem in PrismaNote staat, kan u opnieuw inloggen via www.prismanote.com

5.2 Ga naar het leveranciersoverzicht en koppel de leveranciersnamen uit uw huidige bestand met de PrismaNote leveranciers.

  • Klik een leverancier aan
  • Klik rechts bovenin op ‘Opties’ en selecteer ‘Koppel met andere leverancier’
  • Type hier de officiële bedrijfsnaam of een e-mailadres van de leverancier in en klik vervolgens op het juiste bedrijf.
  • Een pop-up opent met de risico’s van het samenvoegen. Klik vervolgens op ‘Samenvoegen bedrijf’.
  • Doe dit vervolgens met alle leveranciers uit uw vorige kassasysteem.

5.3 Controleer of uw klanten erin staan bij ‘Klanten’.

5.4 Controleer of uw voorraad erin staat bij ‘Assortiment’.

6. Bestel en ontvang hardware

1 uur

6.1 Op welk systeem draait uw huidige kassa nu? Als uw desktop werkt met de laatste updates van de Chrome of Safari browser, is uw systeem geschikt voor PrismaNote. Deze browsers worden automatisch geüpdatet en geven een melding als uw computer niet meer aan de juiste systeemeisen voldoet. Daarnaast draait PrismaNote op elke tablet. Deze kan u simpelweg aanschaffen bij een computerwinkel.

6.2 Welke printer heeft u nu?

Het gemakkelijkst is een standaard printer met bijvoorbeeld een USB aansluiting. Ons advies is dan om A4 papier te gebruiken met een scheurlijn.
Wilt u gebruik maken van een Thermische bonprinter? Wij geven de voorkeur aan het merk Epson. Het type TM-T2011 is bijvoorbeeld ook gekoppeld aan uw geldlade. Als u voor het eerst een thermische bonprinter wilt gebruiken, moet er ook nog eenmalig een certificaat geïnstalleerd worden. Dit kunnen wij voor u regelen.

6.3 Welke labelprinter heeft u nu?

Voor een labelprinter is het belangrijk dat het apparaat gebruik maakt van Extra4 software. Tijdens een tamviewer sessie kunnen we de etiketten vervolgens
koppelen met de printer. Meestal wordt dit gecombineerd tijdens de sessie om uw data over te zetten.

6.4 Wilt u een barcode scanner gebruiken?

Bijvoorbeeld elke Zebra scanner werkt goed met PrismaNote. De bluetooth scanner, zoals de Zebra DS2200 werkt goed met een tablet. Scan dan van boven naar beneden de volgende codes om het apparaat te installeren: Scanner Activeren

7. Website maken

4 uur

Als u mensen in de winkel kan helpen met afrekenen en reparaties afhandelen, is het tijd om de website online te krijgen. Zo haalt u meer bezoekers naar de winkel. Men wil namelijk eerst weten wat u in de winkel hebt voordat ze langskomen. Daarom is de productkoppeling van kassa en webshop essentieel om veel tijd te besparen.

7.1 Ga naar ‘Websitebouwer’ in het menu of via het dashboard.

7.2 Upload hier een logo en voeg een naam toe.

7.3 Kies vervolgens een template en wijzig de teksten en afbeeldingen. Hoe? Dit leest u allemaal bij Website maken.

8. Webshop instellen

Een mooie aanvulling op de website is de webshop. U kan hierin zelf bepalen of u alleen uw voorraad wilt tonen of ook echt online wilt verkopen. Hoeveel gegevens van uw producten zijn ingevuld, is bepalend hoelang het duurt voordat de webshop compleet is.

 

8.1 Ga allereerst naar uw winkelgegevens en klik op ‘Webshop’. Stel hier enkele webshop eigenschappen in.

8.2 Vervolgens gaat u naar uw assortiment en klikt u op collecties (onder de zoekbalk). Hier kan u instellen hoe en welke artikelgroepen weergegeven worden op de webshop. Lees meer over artikelgroepen.

8.3 Loop vervolgens al uw producten langs in ‘assortiment’ om de juiste gegevens van de producten in te vullen. Lees meer over productgegevens.

8.4 Door in de websitebuilder op ‘Publiceren’ te klikken, opent u een preview van uw website. Klik in het menu op producten om te zien hoe uw webshop eruit ziet.

9. Zet uw huidige domeinnaam over

Uw website kan u zelf koppelen aan uw eigen domeinnaam (www.uwjuweliersnaam.nl). Deze domeinnaam kan u zelf registreren bij een hostingsbedrijf. Vervolgens kan u met enkele simpele stappen uw website koppelen aan deze naam.

9.1 Als u nog geen domeinnaam hebt, kan u die aanmaken bij een hostingsbedrijf.

9.2 Ga naar de websitebuilder en klik links bovenin op Instellingen -> Website koppelen. Vul hier deze domeinnaam in.

9.3 Zorg dat de DNS records bij het hostingbedrijf gewijzigd zijn. Dit kan u zelf doen of laten doen. Hoe u dit doet leggen we graag uit bij DNS records wijzigen.

10. Start met het doen van marketing

Door met PrismaNote te werken, bespaart u kostbare tijd met het invoeren van producten en het communiceren met leveranciers. Investeer deze tijd en energie in het doen van online marketing, want zo krijgt u meer klanten in de winkel! Schrijf en deel blogs (van leveranciers) en doe Social Media updates (van leveranciers).

Ook heeft u de mogelijkheid om mee te doen met betaalde campagnes van merken. Mensen bij u in de buurt die op de advertentie klikken, worden dan doorgestuurd naar uw website!