Privacybeleid

Uw privacy is belangrijk


Graag bieden we duidelijkheid en openheid in de manier waarop we gegevens over u verzamelen en gebruiken. Dit privacybeleid is van toepassing op alle producten en services van PrismaNote die verband houden met dit beleid of die bij verwijzing hierin zijn opgenomen. We gebruiken cookies en soortgelijke technologieën, zoals pixels, lokale opslag en ID’s voor advertenties (gezamenlijk in dit beleid “cookies” genoemd) om gegevens te verzamelen en te gebruiken als onderdeel van onze Services, zoals gedefinieerd in onze overeenkomst Gegevensverwerking.


We gebruiken cookies als u PrismaNote gebruikt of een PrismaNote website of app bezoekt. Door middel van cookies kan PrismaNote de Services aanbieden en kan PrismaNote inzicht krijgen in de gegevens die we over u ontvangen, waaronder gegevens over uw gebruik van de websites en apps, of u nu wel of niet bent geregistreerd of ingelogd. In dit beleid lichten we ook toe waarom en hoe we cookies gebruiken en welke keuzes u hebt.

1. Algemene bepalingen


1.1 Dit document gebruikt dezelfde terminologie en afkortingen als ons Servicevoorwaarden voor Merken en Retailers. Dit privacybeleid regelt het verzamelen, gebruiken en opslaan van informatie die is verkregen van gebruikers door het gebruik van onze Site.


1.2 De informatie over gebruikers is onderverdeeld in persoonlijk identificeerbare en niet-persoonlijk identificeerbare informatie, afhankelijk van of informatie de gebruiker als een specifieke persoon kan identificeren. Informatie over rechtspersonen valt niet binnen de reikwijdte van Informatie zoals gedefinieerd in onze Servicevoorwaarden en het Privacybeleid. In het geval dat informatie over een rechtspersoon persoonlijke informatie bevat, wordt deze geacht binnen de reikwijdte van de Informatie te vallen zoals gedefinieerd in het Servicevoorwaarden.


1.3 PrismaNote, Asperen, 4147 AV, Nederland, heeft een functie van 'Verwerkingsverantwoordelijke' zoals gedefinieerd in de EU AVG met betrekking tot door ons verzamelde informatie en hij is verantwoordelijk voor en kan aantonen dat hij voldoet aan de principes met betrekking tot de verwerking van persoonlijke gegevens. Hiervoor zijn wij bereikbaar door een e-mail te sturen naar info@prismanote.com.


PrismaNote heeft een positie van ‘Verwerker’ zoals gedefinieerd in de EU AVG met betrekking tot informatie die aan PrismaNote wordt verstrekt door andere personen dan betrokkenen voor de doeleinden die zijn gedefinieerd door de Retailers of Merken. Dit privacybeleid heeft alleen betrekking op onze positie van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de beschrijving van ons beleid en onze procedures met betrekking tot onze positie als Verwerker verwijzen wij u naar onze Overeenkomst Gegevensverwerking.

2. Verzamelen en gebruik van persoonlijke, identificeerbare informatie


Informatie
2.1 We kunnen enkele van uw persoonlijke gegevens verkrijgen om onze Services te leveren. De informatie die we verzamelen is nodig om onze services te leveren, en we zullen geen informatie verzamelen die niet vereist is door de aard van onze services. We kunnen enkele van de volgende persoonlijke gegevens verzamelen:


  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Beroep / functie
  • Persoonlijke afbeelding
  • Voornaam, voorvoegsel, achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adres
  • Telefoonnummers
  • Locatie
  • Facebook beheerpagina's
  • Instagram pagina's
  • Pinterest-profiel
  • Rekeningnummer (we slaan geen wachtwoorden op voor betalingsgegevens zoals creditcard info)


E-mailadres

2.2 We verzamelen uw e-mailadres op basis van uw toestemming en in het belang van het leveren van onze Services. We verzamelen uw e-mailadres in de volgende gevallen:


- Als u een account bij ons registreert. We verzamelen uw e-mailadres om een ​​account voor u aan te maken en te faciliteren en om u meldingen over uw account te sturen, bijvoorbeeld wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, we ons privacybeleid wijzigen of als er een datalek is. Een account is nodig om toegang te krijgen tot sommige van onze Services en als u ons hiervoor niet uw e-mailadres opgeeft, heeft u geen toegang tot deze Services. Tijdens uw registratie geeft u uw toestemming om ons uw e-mailadres te laten verzamelen, opslaan en verwerken in overeenstemming met dit privacybeleid.


- Wanneer u zich abonneert om meldingen te ontvangen. We verzamelen uw e-mailadres wanneer u zich aanmeldt om meldingen van ons te ontvangen. We zullen uw e-mailadres alleen gebruiken om u informatie te sturen over de komende promoties of andere zaken met betrekking tot de PrismaNote Services. Het is ten alle tijden mogelijk om u uit te schrijven van deze meldingen.


- Als u contact met ons opneemt. We zullen uw e-mailadres verzamelen wanneer u contact met ons opneemt via onze e-mail dat eindigt op @prismanote.com. Telkens wanneer we uw e-mailadres op deze manier verzamelen, zullen we het alleen gebruiken om op uw vraag te reageren.


IP-adres

2.3 We integreren beveiligingssystemen op onze site om kwaadwillende pogingen en exploits van de site te voorkomen. We scannen IP-adressen en verbieden IP-adressen die kwaadaardige signalen vertonen, zoals te veel wachtwoordfouten, het zoeken naar exploits en dergelijke. We verwerken deze informatie in het belang van de bescherming van de integriteit van de site en van de databases die ermee verbonden zijn, inclusief de database met informatie verkregen van gebruikers. We gebruiken uw IP-adres ook op basis van een gerechtvaardigd belang om een factuur voor onze Diensten te verstrekken.


Persoonlijke informatie tijdens de registratie

2.4 PrismaNote kan persoonlijke informatie verzamelen van detailhandelaren of werknemers van detailhandelaren die worden gebruikt voor het gebruik van onze diensten. Persoonlijke informatie omvat beroep / functie, persoonlijke afbeelding, voornaam, voorvoegsel, achternaam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoonnummers, locatie, Facebook-account, Facebook-beheerpagina's / andere Facebook-info zoals tokens, Pinterest-profiel, accountnummer (we slaan geen wachtwoorden op voor betalingsgegevens zoals creditcardgegevens). Dergelijke informatie wordt verzameld om te voldoen aan onze contractuele verplichtingen zoals gedefinieerd in onze Servicevoorwaarden.


PrismaNote als Verwerker

2.5 PrismaNote kan persoonlijke informatie ontvangen over betrokkenen die niet onze directe gebruikers zijn. Dergelijke informatie wordt aan ons verstrekt door winkeliers of merken om dergelijke informatie namens hen te verwerken. De verwerking wordt afgehandeld in overeenstemming met de schriftelijke instructie van winkeliers en merken, evenals in overeenstemming met onze Overeenkomst Gegevensverwerking. Informatie die we kunnen verwerken namens winkeliers en merken zijn e-mailadressen, geboortedatums, geslacht, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, adres, IP-adres en transacties.


Algemeen

2.6 Sommige Services zijn niet voor u beschikbaar als u de gevraagde informatie niet verstrekt. We kunnen eventuele vragen, klachten of complimenten die door u zijn ingediend en de eventuele reactie bijhouden. Telkens wanneer u contact met ons opneemt, zullen we alle informatie verzamelen die u wenst te verstrekken. We zullen deze informatie alleen opslaan en gebruiken om op uw vragen te reageren. De informatie in het verzoek, vrij van persoonlijk identificeerbare informatie, wordt op onze servers opgeslagen met het doel onze Services te verbeteren en de best mogelijke klantenondersteuning te bieden.


2.7 We verkopen of verhuren geen persoonlijke informatie aan derden. We gebruiken de verzamelde informatie voor onze interne en marketingdoeleinden, voor zover nodig door de aard van de diensten, en alleen in overeenstemming met dit privacybeleid. In sommige gevallen zijn we verplicht om te voldoen aan gerechtelijke bevelen en overheidsverzoeken en informatie of delen daarvan te verstrekken aan bevoegde instanties. Sommige persoonlijke gegevens worden overgedragen aan onze IT-partners. Deze info wordt niet verkocht of verhuurd.


2.8 We hebben veiligheidsprocedures en -maatregelen geïmplementeerd om een ​​passende bescherming van de informatie die we verwerken te waarborgen tegen misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging. We zullen alle informatie over u op uw verzoek verwijderen uiterlijk vierentwintig (48) uur nadat het verzoek is gedaan.


2.9 We erkennen dat de veiligheid van uw informatie een van de hoogste prioriteiten is en daarom hebben alleen geautoriseerde verwerkers toegang tot uw informatie. Hoewel we alle passende maatregelen nemen om uw informatie veilig te houden, begrijpt u dat geen enkele gegevensbeveiligingsmaatregel ter wereld 100% bescherming kan bieden. Als we ooit een inbreuk in verband met persoonsgegevens ontdekken of vermoeden, zullen we zonder uitstel, binnen tweeënzeventig (72) uur nadat we er kennis van hebben genomen, de bevoegde toezichthoudende autoriteit op de hoogte stellen van de inbreuk en indien nodig de Gebruikers.


2.10 De verwerking van de informatie gebeurt automatisch, zonder menselijke tussenkomst. Wanneer u echter via e-mail contact met ons opneemt, wordt de informatie in de e-mail door een mens behandeld en verwerkt om u het antwoord op de e-mail te geven.


2.11 Gebruikers kunnen verzoeken om toegang tot, wijziging en verwijdering van persoonlijke informatie en om het recht op bezwaar uit te oefenen. Dergelijke verzoeken worden ingediend bij info@prismanote.com.

3. Verzamelen en gebruik van niet-persoonlijke, identificeerbare informatie


Informatie
3.1 De site verzamelt een reeks algemene gegevens en informatie wanneer een gebruiker of een geautomatiseerd systeem de site oproept. Deze algemene gegevens en informatie worden opgeslagen in de serverlogbestanden. Verzameld kan zijn (1) de gebruikte browsertypes en versies, (2) het besturingssysteem dat wordt gebruikt door het toegangssysteem, (3) de website van waaruit een toegangssysteem onze website bereikt (zogenaamde verwijzers), (4) de sub -websites, (5) de datum en tijd van toegang tot de internetsite, (6) de internetserviceprovider van het toegangssysteem, en (7) alle andere vergelijkbare gegevens en informatie die kunnen worden gebruikt in het geval van aanvallen op onze informatietechnologiesystemen.


3.2 We verzamelen deze informatie voor onderzoek naar inbreuken. Bij het gebruik van deze informatie trekken we geen conclusies over de gebruiker. Deze informatie is eerder nodig om (1) de inhoud van onze site correct te leveren, (2) de inhoud van onze site en de advertenties te optimaliseren, (3) de levensvatbaarheid van onze informatietechnologiesystemen en websitetechnologie op lange termijn te waarborgen , en (4) wetshandhavingsinstanties de informatie verstrekken die nodig is voor strafrechtelijke vervolging in geval van een cyberaanval. De anonieme gegevens van de serverlogbestanden worden afzonderlijk opgeslagen van alle persoonlijke gegevens die door een betrokkene worden verstrekt.

4. Opslag en overdracht van informatie


4.1 De informatie wordt opgeslagen op onze beveiligde servers in Ierland of Berlijn. Servers worden gecontroleerd en onderhouden in overeenstemming met voldoende privacywaarborgen. We kunnen informatie opslaan of overdragen naar servers in landen die door de Europese Commissie als adequaat worden beschouwd, of in landen die de Europese Commissie niet als ontoereikend heeft beschouwd, op voorwaarde dat dergelijke landen passende en geschikte waarborgen implementeren met betrekking tot de beveiliging van persoonlijke informatie.


4.2 Informatie wordt alleen op de servers opgeslagen voor de duur die nodig is om de Services te leveren en de integriteit van onze databases te behouden. We houden gegevens bij van verwerkingsactiviteiten om de naleving van de EU AVG aan te tonen.

5. Informatie bewaringstermijn


5.1 Als u een account bij ons registreert, zullen we uw gegevens bewaren zolang u een actief account heeft. Zodra u uw account verwijdert, verwijderen we alle informatie die we over u hebben verzameld. We kunnen uw informatie tot 30 dagen bewaren in onze back-up om de integriteit van onze back-up opslaggegevens te behouden.


5.2 Als u geen account bij ons heeft, maar ervoor heeft gekozen om enkele persoonlijke informatie te verstrekken, zullen we deze informatie 180 dagen na het verkrijgen van dergelijke informatie verwijderen.

6. Rechten van de gebruiker


6.1 De gebruiker kan verzoeken om:

  • Ontvang openbaarmaking als uw persoonlijke informatie wordt verwerkt, en toegang tot uw opgeslagen persoonlijke informatie en aanvullende informatie.
  • Ontvang een kopie van persoonlijke informatie die u rechtstreeks aan PrismaNote verstrekt in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat.
  • Corrigeer uw persoonlijke informatie die kan worden beïnvloed door PrismaNote.
  • Verwijder uw persoonlijke gegevens.
  • Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonlijke informatie door PrismaNote.
  • Beperk de verwerking van uw persoonlijke gegevens door PrismaNote.
  • Dien een klacht in bij een toezichthoudende autoriteit.


6.2 Deze rechten kunnen beperkt zijn als ze onderhevig zijn aan de eigen legitieme belangen van PrismaNote en wettelijke vereisten.

7. Cookies en soortgelijke technologieën


Welke technologieën worden gebruikt?

7.1 Cookies: Dit is een klein bestand dat op uw apparaat wordt opgeslagen en waarmee cruciale functies van PrismaNote mogelijk worden gemaakt. Elke browser die onze Site bezoekt, kan cookies van ons of van derden ontvangen. Wij kunnen geen cookies in uw browser plaatsen wanneer u een Site bezoekt die niet van PrismaNote is. Er wordt gebruik gemaakt van twee soorten cookies; Permanent en sessiecookies. Een permanente cookie blijft opgeslagen na de huidige sessie en dient allerlei doeleinden. Bijvoorbeeld om u te herkennen als bestaande gebruiker, zodat u eenvoudig kan inloggen. Sessiecookies zijn enkel actief zolang de sessie duurt. De cookies die we gebruiken, kunnen in de loop van de tijd variëren, aangezien we onze site voortdurend bijwerken en verbeteren. Gebruikers kunnen de toegang tot cookies weigeren via hun browserinstellingen.


7.2 Pixels: Dit is een kleine afbeelding die is toegevoegd aan webpagina's of e-mails. Pixels worden gebruikt om meer te weten te komen over uw interactie met e-mails en webpagina's. Bijvoorbeeld om na te gaan wat de effectiviteit is van advertenties.


7.3 Lokale opslag: Op deze manier kan de Site gegevens lokaal opslaan op uw apparaten. Dit dient ervoor om uw gebruik van PrismaNote te verbeteren, bijvoorbeeld door functies in te schakelen, uw voorkeuren te onthouden en de Services te versnellen.


Waarvoor worden deze technologieën gebruikt?

7.4 Verificatie: We gebruiken cookies om u te herkennen wanneer u onze Services bezoekt.


7.5 Beveiliging: We gebruiken cookies om onze Services te versnellen en veiliger te maken. Daarnaast kan zo schadelijke activiteit en schendingen van de Servicevoorwaarden worden gedetecteerd.


7.6 Functioneel: Met deze cookies wordt uw ervaring van onze Services verbeterd.


7.7 Gepersonaliseerde advertenties: Met cookies kunnen we u buiten onze Site en Services relevante advertenties tonen en de prestaties van advertenties meten. Zo wordt bijvoorbeeld bepaald of content aan u is getoond en u later bent teruggekomen om een actie uit te voeren.


7.8 Statistieken en onderzoek: Met cookies kunnen we bepalen hoe goed de Site en Services presteren op diverse locaties. Het helpt PrismaNote de functies en Services beter te begrijpen, te optimaliseren en te onderzoeken. Op basis van interactie genereren we statistieken.

8. Websites, diensten en cookies van derden


8.1 De Site of e-mails kunnen links bevatten naar andere externe websites die niet onder ons domein vallen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken of de inhoud van dergelijke externe websites. Als u ervoor kiest om dergelijke links naar externe websites te volgen, doet u dit op eigen risico.


8.2 Cloudfront.net van Amazon Europe Core S.à r.l. (5 Rue Plaetis, L-2338, Luxembourg) heeft cookies enkel voor het doel van Inhoud levering. Dit is een content delivery-netwerk van Amazon. Verzamelde gegevens zijn: IP adres, Gebruiksgegevens, Apparaat informatie, Browser-informatie, Besturingssysteem, User agent-gegevens. Deze gegevens worden verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn voor de verwerkingsdoeleinden. Bekijk hier het privacybeleid van de gegevensverwerker: https://aws.amazon.com/privacy/ en het cookiebeleid: https://aws.amazon.com/legal/cookies/


8.3 Cloudflare van Cloudflare Inc. (101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, United States of America) heeft cookies voor optimalisatie en websitebeveiliging. Het is een service die de veiligheid en prestaties van websites verbetert. Verzamelde gegevens zijn: IP-adres, Gegevens logbestand en informatie systeemconfiguratie. Dit is het privacybeleid van de gegevensverwerker https://www.cloudflare.com/privacypolicy/  en het cookiebeleid https://www.cloudflare.com/cookie-policy/


8.4 Facebook Pixel en Cookies van Facebook Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin, D02, Ireland) heeft als doel advertenties, analyse, marketing en retargeting. Deze tracking wordt enkel gebruikt op info.prismanote.com en niet in het portaal van gebruikers. Verzamelde gegevens zijn: Advertenties bekeken, Browserinformatie, Inhoud bekeken, Apparaatinformatie, Geografische locatie, Interacties met advertenties, services en producten, IP-adres, Marketinginformatie, Niet-gevoelige aangepaste gegevens, Pixel-ID, Verwijzer-URL, Succes van marketingcampagnes, Gebruiksgegevens, Gebruikersgedrag, Facebookgebruikers-ID, datum en tijd van bezoek. Lees het privacybeleid van de gegevensverwerker op www.facebook.com/privacy/explanation of het cookiebeleid https://www.facebook.com/policies/cookies. U kan zich hier afmelden voor deze verwerker in alle domeinen https://www.facebook.com/ads/preferences.


8.5 Google Analytics en Google Tag Manager van Google Ireland Limited (Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Ireland) heeft Pixel en Cookies voor analyse en functionaliteit. Verzamelde gegevens zijn: App-updates, Browserinformatie, Klikpad, Datum en tijd van bezoek, Apparaatinformatie, Downloads, Flash-versie. Locatie gegevens, IP-adres. Javascript-ondersteuning, Bezochte pagina's, Aankoopactiviteit, Verwijzer-URL, Gebruiksgegevens en widgetinteracties. Lees hier het privacybeleid van de gegevensverwerker: https://policies.google.com/privacy?hl=en het cookiebeleid https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=en. U kan zich hier afmelden voor deze verwerker in alle domeinen: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de


8.6 LinkedIn Insight Tag van LinkedIn Ireland Unlimited Company (Wilton Place, Dublin 2, Ireland) heeft pixel en cookies voor analyse, marketing en retargeting. Het is bedoelt als tracking van conversies en retargeting service. Deze tracking wordt enkel gebruikt op info.prismanote.com en niet in het portaal van gebruikers. Verzamelde gegevens zijn: Browserinformatie, Apparaatinformatie, IP-adres, Verwijzer-URL, Informatie gebruikersaccount en Tijdstempel. Lees hier het privacybeleid van de gegevensverwerker: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?src=li-other&veh=www.linkedin.com het cookiebeleid https://www.linkedin.com/legal/cookie_policy?src=li-other&veh=www.linkedin.com. U kan zich hier afmelden voor deze verwerker in alle domeinen: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?src=li-other&veh=www.linkedin.com


8.7 Websitetracking van ActiveCampaign (Charlemont Exchange, Charlemont Street, Dublin, D02VN88) heeft cookies voor personalisatie van e-mails. Verzamelde gegevens zijn: Tijd en datum van bezoek, aantal bezoeken en apparaatinformatie.

9. Wijzigingen in het privacybeleid


9.1 We behouden ons het recht om het privacybeleid op elk moment te wijzigen. De huidige versie van het privacybeleid is beschikbaar op de site, met vermelding van de ingangsdatum. U wordt aangemoedigd om regelmatig ons privacybeleid te raadplegen.

10. Contactinformatie


10.1 Als u vragen of opmerkingen heeft over ons privacybeleid en hoe de informatie wordt behandeld, of als u toegang wilt tot uw informatie en deze wilt wijzigen, neem dan gerust contact met ons op via info@prismanote.com

Laatst gewijzigd: 15-2-2020

PRIVACY POLICY
Last updated February 28, 2025



This Privacy Notice for PrismaNote ( ' we', ' us', or ' our' ), describes how and why we might access, collect, store, use, and/or share ( ' process' ) your personal information when you use our services ( ' Services' ), including when you:
  • Engage with us in other related ways, including any sales, marketing, or events
Questions or concerns?  Reading this Privacy Notice will help you understand your privacy rights and choices. We are responsible for making decisions about how your personal information is processed. If you do not agree with our policies and practices, please do not use our Services. If you still have any questions or concerns, please contact us at info@prismanote.com .


SUMMARY OF KEY POINTS
This summary provides key points from our Privacy Notice, but you can find out more details about any of these topics by clicking the link following each key point or by using our  table of contents  below to find the section you are looking for.

What personal information do we process? When you visit, use, or navigate our Services, we may process personal information depending on how you interact with us and the Services, the choices you make, and the products and features you use. Learn more about  personal information you disclose to us .

Do we process any sensitive personal information?  Some of the information may be considered 'special' or 'sensitive' in certain jurisdictions, for example your racial or ethnic origins, sexual orientation, and religious beliefs. We do not process sensitive personal information.

Do we collect any information from third parties? We do not collect any information from third parties.

How do we process your information? We process your information to provide, improve, and administer our Services, communicate with you, for security and fraud prevention, and to comply with law. We may also process your information for other purposes with your consent. We process your information only when we have a valid legal reason to do so. Learn more about  how we process your information .

In what situations and with which parties do we share personal information? We may share information in specific situations and with specific third parties. Learn more about  when and with whom we share your personal information .

How do we keep your information safe? We have adequate organisational and technical processes and procedures in place to protect your personal information. However, no electronic transmission over the internet or information storage technology can be guaranteed to be 100% secure, so we cannot promise or guarantee that hackers, cybercriminals, or other unauthorised third parties will not be able to defeat our security and improperly collect, access, steal, or modify your information. Learn more about  how we keep your information safe .

What are your rights? Depending on where you are located geographically, the applicable privacy law may mean you have certain rights regarding your personal information. Learn more about  your privacy rights .

How do you exercise your rights? The easiest way to exercise your rights is by submitting a  data subject access request , or by contacting us. We will consider and act upon any request in accordance with applicable data protection laws.

Want to learn more about what we do with any information we collect?  Review the Privacy Notice in full .


TABLE OF CONTENTS


1. WHAT INFORMATION DO WE COLLECT?

Personal information you disclose to us

 In Short:   We collect personal information that you provide to us.

We collect personal information that you voluntarily provide to us when you express an interest in obtaining information about us or our products and Services, when you participate in activities on the Services, or otherwise when you contact us.

Personal Information Provided by You. The personal information that we collect depends on the context of your interactions with us and the Services, the choices you make, and the products and features you use. The personal information we collect may include the following:
  • names
  • phone numbers
  • email addresses
Sensitive Information. We do not process sensitive information.

All personal information that you provide to us must be true, complete, and accurate, and you must notify us of any changes to such personal information.

Information automatically collected

 In Short:   Some information — such as your Internet Protocol (IP) address and/or browser and device characteristics — is collected automatically when you visit our Services.

We automatically collect certain information when you visit, use, or navigate the Services. This information does not reveal your specific identity (like your name or contact information) but may include device and usage information, such as your IP address, browser and device characteristics, operating system, language preferences, referring URLs, device name, country, location, information about how and when you use our Services, and other technical information. This information is primarily needed to maintain the security and operation of our Services, and for our internal analytics and reporting purposes.

Like many businesses, we also collect information through cookies and similar technologies. You can find out more about this in our Cookie Notice: https://info.prismanote.com/privacy-verklaring .

The information we collect includes:
  • Log and Usage Data. Log and usage data is service-related, diagnostic, usage, and performance information our servers automatically collect when you access or use our Services and which we record in log files. Depending on how you interact with us, this log data may include your IP address, device information, browser type, and settings and information about your activity in the Services   (such as the date/time stamps associated with your usage, pages and files viewed, searches, and other actions you take such as which features you use), device event information (such as system activity, error reports (sometimes called 'crash dumps' ), and hardware settings).
  • Device Data. We collect device data such as information about your computer, phone, tablet, or other device you use to access the Services. Depending on the device used, this device data may include information such as your IP address (or proxy server), device and application identification numbers, location, browser type, hardware model, Internet service provider and/or mobile carrier, operating system, and system configuration information.
  • Location Data. We collect location data such as information about your device's location, which can be either precise or imprecise. How much information we collect depends on the type and settings of the device you use to access the Services. For example, we may use GPS and other technologies to collect geolocation data that tells us your current location (based on your IP address). You can opt out of allowing us to collect this information either by refusing access to the information or by disabling your Location setting on your device. However, if you choose to opt out, you may not be able to use certain aspects of the Services.

2. HOW DO WE PROCESS YOUR INFORMATION?

 In Short:  We process your information to provide, improve, and administer our Services, communicate with you, for security and fraud prevention, and to comply with law. We may also process your information for other purposes with your consent.

We process your personal information for a variety of reasons, depending on how you interact with our Services, including:

  • To send you marketing and promotional communications.  We may process the personal information you send to us for our marketing purposes, if this is in accordance with your marketing preferences. You can opt out of our marketing emails at any time. For more information, see ' WHAT ARE YOUR PRIVACY RIGHTS? ' below.
  • To deliver targeted advertising to you. We may process your information to develop and display personalised content and advertising tailored to your interests, location, and more. For more information see our Cookie Notice: https://info.prismanote.com/privacy-verklaring .
  • To save or protect an individual's vital interest. We may process your information when necessary to save or protect an individual’s vital interest, such as to prevent harm.

3. WHAT LEGAL BASES DO WE RELY ON TO PROCESS YOUR INFORMATION?

 In Short:  We only process your personal information when we believe it is necessary and we have a valid legal reason (i.e. legal basis) to do so under applicable law, like with your consent, to comply with laws, to provide you with services to enter into or fulfil our contractual obligations, to protect your rights, or to fulfil our legitimate business interests.

If you are located in the EU or UK, this section applies to you.

The General Data Protection Regulation (GDPR) and UK GDPR require us to explain the valid legal bases we rely on in order to process your personal information. As such, we may rely on the following legal bases to process your personal information:
  • Consent.  We may process your information if you have given us permission (i.e. consent) to use your personal information for a specific purpose. You can withdraw your consent at any time. Learn more about  withdrawing your consent .
  • Legitimate Interests. We may process your information when we believe it is reasonably necessary to achieve our legitimate business interests and those interests do not outweigh your interests and fundamental rights and freedoms. For example, we may process your personal information for some of the purposes described in order to:
  • Send users information about special offers and discounts on our products and services
  • Develop and display personalised and relevant advertising content for our users
  • Legal Obligations. We may process your information where we believe it is necessary for compliance with our legal obligations, such as to cooperate with a law enforcement body or regulatory agency, exercise or defend our legal rights, or disclose your information as evidence in litigation in which we are involved.
  • Vital Interests. We may process your information where we believe it is necessary to protect your vital interests or the vital interests of a third party, such as situations involving potential threats to the safety of any person.
If you are located in Canada, this section applies to you.

We may process your information if you have given us specific permission (i.e. express consent) to use your personal information for a specific purpose, or in situations where your permission can be inferred (i.e. implied consent). You can  withdraw your consent  at any time.

In some exceptional cases, we may be legally permitted under applicable law to process your information without your consent, including, for example:
  • If collection is clearly in the interests of an individual and consent cannot be obtained in a timely way
  • For investigations and fraud detection and prevention
  • For business transactions provided certain conditions are met
  • If it is contained in a witness statement and the collection is necessary to assess, process, or settle an insurance claim
  • For identifying injured, ill, or deceased persons and communicating with next of kin
  • If we have reasonable grounds to believe an individual has been, is, or may be victim of financial abuse
  • If it is reasonable to expect collection and use with consent would compromise the availability or the accuracy of the information and the collection is reasonable for purposes related to investigating a breach of an agreement or a contravention of the laws of Canada or a province
  • If disclosure is required to comply with a subpoena, warrant, court order, or rules of the court relating to the production of records
  • If it was produced by an individual in the course of their employment, business, or profession and the collection is consistent with the purposes for which the information was produced
  • If the collection is solely for journalistic, artistic, or literary purposes
  • If the information is publicly available and is specified by the regulations

4. WHEN AND WITH WHOM DO WE SHARE YOUR PERSONAL INFORMATION?

 In Short:  We may share information in specific situations described in this section and/or with the following third parties.

We may need to share your personal information in the following situations:
  • Business Transfers. We may share or transfer your information in connection with, or during negotiations of, any merger, sale of company assets, financing, or acquisition of all or a portion of our business to another company.

5. DO WE USE COOKIES AND OTHER TRACKING TECHNOLOGIES?

 In Short:  We may use cookies and other tracking technologies to collect and store your information.

We may use cookies and similar tracking technologies (like web beacons and pixels) to gather information when you interact with our Services. Some online tracking technologies help us maintain the security of our Services , prevent crashes, fix bugs, save your preferences, and assist with basic site functions.

We also permit third parties and service providers to use online tracking technologies on our Services for analytics and advertising, including to help manage and display advertisements, to tailor advertisements to your interests, or to send abandoned shopping cart reminders (depending on your communication preferences). The third parties and service providers use their technology to provide advertising about products and services tailored to your interests which may appear either on our Services or on other websites.

To the extent these online tracking technologies are deemed to be a 'sale'/'sharing' (which includes targeted advertising, as defined under the applicable laws) under applicable US state laws, you can opt out of these online tracking technologies by submitting a request as described below under section ' DO UNITED STATES RESIDENTS HAVE SPECIFIC PRIVACY RIGHTS? '

Specific information about how we use such technologies and how you can refuse certain cookies is set out in our Cookie Notice : https://info.prismanote.com/privacy-verklaring .

Google Analytics

   We may share your information with Google Analytics to track and analyse the use of the Services. The Google Analytics Advertising Features that we may use include: Remarketing with Google Analytics and Google Analytics Demographics and Interests Reporting . To opt out of being tracked by Google Analytics across the Services, visit https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. You can opt out of Google Analytics Advertising Features through Ads Settings and Ad Settings for mobile apps. Other opt out means include http://optout.networkadvertising.org/ and http://www.networkadvertising.org/mobile-choice . For more information on the privacy practices of Google, please visit the Google Privacy & Terms page .

6. HOW LONG DO WE KEEP YOUR INFORMATION?

 In Short:  We keep your information for as long as necessary to fulfil the purposes outlined in this Privacy Notice unless otherwise required by law.

We will only keep your personal information for as long as it is necessary for the purposes set out in this Privacy Notice, unless a longer retention period is required or permitted by law (such as tax, accounting, or other legal requirements).

When we have no ongoing legitimate business need to process your personal information, we will either delete or anonymise such information, or, if this is not possible (for example, because your personal information has been stored in backup archives), then we will securely store your personal information and isolate it from any further processing until deletion is possible.

7. HOW DO WE KEEP YOUR INFORMATION SAFE?

 In Short:  We aim to protect your personal information through a system of organisational and technical security measures.

We have implemented appropriate and reasonable technical and organisational security measures designed to protect the security of any personal information we process. However, despite our safeguards and efforts to secure your information, no electronic transmission over the Internet or information storage technology can be guaranteed to be 100% secure, so we cannot promise or guarantee that hackers, cybercriminals, or other unauthorised third parties will not be able to defeat our security and improperly collect, access, steal, or modify your information. Although we will do our best to protect your personal information, transmission of personal information to and from our Services is at your own risk. You should only access the Services within a secure environment.

8. DO WE COLLECT INFORMATION FROM MINORS?

 In Short:  We do not knowingly collect data from or market to children under 18 years of age .

We do not knowingly collect, solicit data from, or market to children under 18 years of age, nor do we knowingly sell such personal information. By using the Services, you represent that you are at least 18 or that you are the parent or guardian of such a minor and consent to such minor dependent’s use of the Services. If we learn that personal information from users less than 18 years of age has been collected, we will deactivate the account and take reasonable measures to promptly delete such data from our records. If you become aware of any data we may have collected from children under age 18, please contact us at info@prismanote.com .

9. WHAT ARE YOUR PRIVACY RIGHTS?

 In Short:   Depending on your state of residence in the US or in some regions, such as the European Economic Area (EEA), United Kingdom (UK), Switzerland, and Canada , you have rights that allow you greater access to and control over your personal information.   You may review, change, or terminate your account at any time, depending on your country, province, or state of residence.

In some regions (like the EEA, UK, Switzerland, and Canada ), you have certain rights under applicable data protection laws. These may include the right (i) to request access and obtain a copy of your personal information, (ii) to request rectification or erasure; (iii) to restrict the processing of your personal information; (iv) if applicable, to data portability; and (v) not to be subject to automated decision-making. In certain circumstances, you may also have the right to object to the processing of your personal information. You can make such a request by contacting us by using the contact details provided in the section ' HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE? ' below.

We will consider and act upon any request in accordance with applicable data protection laws.
 
If you are located in the EEA or UK and you believe we are unlawfully processing your personal information, you also have the right to complain to your Member State data protection authority or  UK data protection authority .

If you are located in Switzerland, you may contact the Federal Data Protection and Information Commissioner .

Withdrawing your consent: If we are relying on your consent to process your personal information, which may be express and/or implied consent depending on the applicable law, you have the right to withdraw your consent at any time. You can withdraw your consent at any time by contacting us by using the contact details provided in the section ' HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE? ' below .

However, please note that this will not affect the lawfulness of the processing before its withdrawal nor, when applicable law allows, will it affect the processing of your personal information conducted in reliance on lawful processing grounds other than consent.

Opting out of marketing and promotional communications:   You can unsubscribe from our marketing and promotional communications at any time by clicking on the unsubscribe link in the emails that we send, or by contacting us using the details provided in the section ' HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE? ' below. You will then be removed from the marketing lists. However, we may still communicate with you — for example, to send you service-related messages that are necessary for the administration and use of your account, to respond to service requests, or for other non-marketing purposes.

Cookies and similar technologies: Most Web browsers are set to accept cookies by default. If you prefer, you can usually choose to set your browser to remove cookies and to reject cookies. If you choose to remove cookies or reject cookies, this could affect certain features or services of our Services. For further information, please see our Cookie Notice: https://info.prismanote.com/privacy-verklaring .

If you have questions or comments about your privacy rights, you may email us at info@prismanote.com .

10. CONTROLS FOR DO-NOT-TRACK FEATURES

 Most web browsers and some mobile operating systems and mobile applications include a Do-Not-Track ( 'DNT' ) feature or setting you can activate to signal your privacy preference not to have data about your online browsing activities monitored and collected. At this stage, no uniform technology standard for recognising and implementing DNT signals has been finalised . As such, we do not currently respond to DNT browser signals or any other mechanism that automatically communicates your choice not to be tracked online. If a standard for online tracking is adopted that we must follow in the future, we will inform you about that practice in a revised version of this Privacy Notice.

California law requires us to let you know how we respond to web browser DNT signals. Because there currently is not an industry or legal standard for recognising or honouring DNT signals, we do not respond to them at this time.

11. DO UNITED STATES RESIDENTS HAVE SPECIFIC PRIVACY RIGHTS?

 In Short:  If you are a resident of California, Colorado, Connecticut, Delaware, Florida, Indiana, Iowa, Kentucky, Minnesota, Montana, Nebraska, New Hampshire, New Jersey, Oregon, Tennessee, Texas, Utah, or Virginia , you may have the right to request access to and receive details about the personal information we maintain about you and how we have processed it, correct inaccuracies, get a copy of, or delete your personal information. You may also have the right to withdraw your consent to our processing of your personal information. These rights may be limited in some circumstances by applicable law. More information is provided below.

Categories of Personal Information We Collect

 We have collected the following categories of personal information in the past twelve (12) months:

Category Examples Collected
A. Identifiers
Contact details, such as real name, alias, postal address, telephone or mobile contact number, unique personal identifier, online identifier, Internet Protocol address, email address, and account name

NO

B. Personal information as defined in the California Customer Records statute
Name, contact information, education, employment, employment history, and financial information

NO

C . Protected classification characteristics under state or federal law
Gender, age, date of birth, race and ethnicity, national origin, marital status, and other demographic data

NO

D . Commercial information
Transaction information, purchase history, financial details, and payment information

NO

E . Biometric information
Fingerprints and voiceprints

NO

F . Internet or other similar network activity
Browsing history, search history, online behaviour , interest data, and interactions with our and other websites, applications, systems, and advertisements

NO

G . Geolocation data
Device location

NO

H . Audio, electronic, sensory, or similar information
Images and audio, video or call recordings created in connection with our business activities

NO

I . Professional or employment-related information
Business contact details in order to provide you our Services at a business level or job title, work history, and professional qualifications if you apply for a job with us

NO

J . Education Information
Student records and directory information

NO

K . Inferences drawn from collected personal information
Inferences drawn from any of the collected personal information listed above to create a profile or summary about, for example, an individual’s preferences and characteristics

NO

L . Sensitive personal Information

NO


We may also collect other personal information outside of these categories through instances where you interact with us in person, online, or by phone or mail in the context of:
  • Receiving help through our customer support channels;
  • Participation in customer surveys or contests; and
  • Facilitation in the delivery of our Services and to respond to your inquiries.

Sources of Personal Information

 Learn more about the sources of personal information we collect in ' WHAT INFORMATION DO WE COLLECT? '

How We Use and Share Personal Information

 Learn more about how we use your personal information in the section, ' HOW DO WE PROCESS YOUR INFORMATION? '

Will your information be shared with anyone else?

We may disclose your personal information with our service providers pursuant to a written contract between us and each service provider. Learn more about how we disclose personal information to in the section, ' WHEN AND WITH WHOM DO WE SHARE YOUR PERSONAL INFORMATION? '

We may use your personal information for our own business purposes, such as for undertaking internal research for technological development and demonstration. This is not considered to be 'selling' of your personal information.

We have not disclosed, sold, or shared any personal information to third parties for a business or commercial purpose in the preceding twelve (12) months. We   will not sell or share personal information in the future belonging to website visitors, users, and other consumers.

Your Rights

 You have rights under certain US state data protection laws. However, these rights are not absolute, and in certain cases, we may decline your request as permitted by law. These rights include:
  • Right to know whether or not we are processing your personal data
  • Right to access  your personal data
  • Right to correct  inaccuracies in your personal data
  • Right to request the deletion of your personal data
  • Right to obtain a copy  of the personal data you previously shared with us
  • Right to non-discrimination for exercising your rights
  • Right to opt out of the processing of your personal data if it is used for targeted advertising (or sharing as defined under California’s privacy law) , the sale of personal data, or profiling in furtherance of decisions that produce legal or similarly significant effects ( 'profiling' )
Depending upon the state where you live, you may also have the following rights:
  • Right to access the categories of personal data being processed (as permitted by applicable law, including Minnesota’s privacy law)
  • Right to obtain a list of the categories of third parties to which we have disclosed personal data (as permitted by applicable law, including California's and Delaware's privacy law)
  • Right to obtain a list of specific third parties to which we have disclosed personal data (as permitted by applicable law, including Minnesota's and Oregon's privacy law)
  • Right to review, understand, question, and correct how personal data has been profiled (as permitted by applicable law, including Minnesota’s privacy law)
  • Right to limit use and disclosure of sensitive personal data (as permitted by applicable law, including California’s privacy law)
  • Right to opt out of the collection of sensitive data and personal data collected through the operation of a voice or facial recognition feature (as permitted by applicable law, including Florida’s privacy law)

How to Exercise Your Rights

 To exercise these rights, you can contact us by submitting a  data subject access request , by emailing us at info@prismanote.com , or by referring to the contact details at the bottom of this document.

Under certain US state data protection laws, you can designate an authorised agent to make a request on your behalf. We may deny a request from an authorised agent that does not submit proof that they have been validly authorised to act on your behalf in accordance with applicable laws.

Request Verification

 Upon receiving your request, we will need to verify your identity to determine you are the same person about whom we have the information in our system. We will only use personal information provided in your request to verify your identity or authority to make the request. However, if we cannot verify your identity from the information already maintained by us, we may request that you provide additional information for the purposes of verifying your identity and for security or fraud-prevention purposes.

If you submit the request through an authorised agent, we may need to collect additional information to verify your identity before processing your request and the agent will need to provide a written and signed permission from you to submit such request on your behalf.

Appeals

 Under certain US state data protection laws, if we decline to take action regarding your request, you may appeal our decision by emailing us at info@prismanote.com . We will inform you in writing of any action taken or not taken in response to the appeal, including a written explanation of the reasons for the decisions. If your appeal is denied, you may submit a complaint to your state attorney general.

California 'Shine The Light' Law

 California Civil Code Section 1798.83, also known as the 'Shine The Light' law, permits our users who are California residents to request and obtain from us, once a year and free of charge, information about categories of personal information (if any) we disclosed to third parties for direct marketing purposes and the names and addresses of all third parties with which we shared personal information in the immediately preceding calendar year. If you are a California resident and would like to make such a request, please submit your request in writing to us by using the contact details provided in the section ' HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE? '

12. DO WE MAKE UPDATES TO THIS NOTICE?

 In Short:  Yes, we will update this notice as necessary to stay compliant with relevant laws.

We may update this Privacy Notice from time to time. The updated version will be indicated by an updated 'Revised' date at the top of this Privacy Notice. If we make material changes to this Privacy Notice, we may notify you either by prominently posting a notice of such changes or by directly sending you a notification. We encourage you to review this Privacy Notice frequently to be informed of how we are protecting your information.

13. HOW CAN YOU CONTACT US ABOUT THIS NOTICE?

 If you have questions or comments about this notice, you may email us at info@prismanote.com or  contact us by post at:

PrismaNote
Middelweg 8d, 4147 AV Asperen, Netherlands
Asperen , Gelderland 4147 AV
Netherlands

14. HOW CAN YOU REVIEW, UPDATE, OR DELETE THE DATA WE COLLECT FROM YOU?

 Based on the applicable laws of your country or state of residence in the US , you may have the right to request access to the personal information we collect from you, details about how we have processed it, correct inaccuracies, or delete your personal information. You may also have the right to withdraw your consent to our processing of your personal information. These rights may be limited in some circumstances by applicable law. To request to review, update, or delete your personal information, please fill out and submit a  data subject access request .
Share by: