Vergeet dit niet bij de implementatie van nieuwe software in de winkel

Dus na lang zoeken heb je de juiste oplossing gevonden en wil je de software implementeren? Dagelijks spreken we retailers die overstappen naar een nieuw systeem. Daarom heb ik hiervoor onderzoek gedaan naar de beste manier en deze aandachtspunten in één overzicht gezet. Als retailer doe je namelijk niet elke week een nieuwe software implementatie. Waardoor je snel dingen vergeet of over het hoofd ziet. Dit kan leiden tot chaos, frustratie en extra kosten. Lees daarom onderstaand proces door en gebruik de tips die je nog niet kent.

Fasen van nieuwe software implementatie

Laten we eerst kort kijken naar de verschillende fasen. De drie fasen van een nieuwe software implementatie zijn pre-implementatie, implementatie en post-implementatie.

Pre-implementatie: deze fase richt zich op het begrijpen van de behoeften van uw detailhandel en het ontwikkelen van een plan om aan deze behoeften te voldoen. De software is nog niet geïmplementeerd, maar wordt wel gepland. In deze fase is het van belang om eisen te verzamelen, de scope te definiëren en voorbereidingen te treffen.

Implementatie: Deze fase richt zich op de uitvoering van het plan dat in pre-implementatie is ontwikkeld en vindt plaats wanneer er overeenstemming is van alle belanghebbenden over welke veranderingen er moeten worden doorgevoerd.

Post-implementatie: Na implementatie is het belangrijk om met alle betrokkenen na te gaan of de software de gewenste doelen bereikt. Controleer of iedereen het systeem op de juiste manier gebruikt en of er nog zaken moeten worden aangescherpt.

10 tips om nieuwe software te implementeren

Ik ga er hier van uit dat je oog al op de perfecte oplossing is gevallen. Na de selectie en het maken van afspraken met de leverancier is het tijd om aan de slag te gaan met het nieuwe systeem. Vertrouw op de ervaring van de leverancier, maar blijf zelf nadenken en stel kritische vragen. Ontdek dus deze tien tips voor een succesvolle transitie die je niet mag vergeten.

1. Stel een projectleider en een aanspreekpunt aan
2. Check integratie met je huidige systeem
3. Verduidelijk waarom verandering nodig is
4. Probeer zoveel mogelijk te doen vóór de implementatie
5. Investeer voldoende tijd en moeite in training
6. Opstellen van een helder implementatieprocesplan
7. Maak een duidelijk beeld van het tijdschema en communiceer deze intern
8. Blijf betrokken na de implementatie
9. Meet de verbeteringen
10. Blijf openstaan ​​voor veranderingen

Laten we deze tips verduidelijken voor een succesvolle implementatie van nieuwe software in de winkel.

1. Stel een projectleider en aanspreekpunt aan

De eerste stap is om iemand de leiding te geven over het project. Die persoon moet het aanspreekpunt zijn voor alle betrokkenen. De projectleider moet op de hoogte zijn van het software implementatieproces en moet in staat zijn om taken te delegeren.

De projectleider is er verantwoordelijk voor dat alle belanghebbenden op de hoogte worden gehouden van de voortgang en ook dat ze tevreden zijn met het uitgevoerde werk. Ze moeten ervoor zorgen dat ze geen deadlines of mijlpalen missen, en er ook voor zorgen dat er een duidelijk plan is voor wanneer deadlines worden gemist.

Uiteraard maak je uiteindelijk samen een succes van een nieuwe software implementatie. Toch is het belangrijk dat één persoon de verantwoordelijkheid heeft en grip houdt op het geheel. Deze rol is essentieel voor een soepele overgang. Daarom extra tips voor deze baan:

• Zorg dat iedereen vanaf het begin betrokken is en niet op een 'rijdende trein' hoeft te springen.
• Zorg ervoor dat u het systeem zelf begrijpt. Kijk dan hoe de huidige manier van werken past binnen het nieuwe systeem.
• Zorg ervoor dat elke medewerker begrijpt welke processen (iets) anders zullen zijn en hoe.
• Houd de touwtjes in handen door niet alles voor iedereen te doen. Laat medewerkers ook rechtstreeks contact opnemen met Support voor vragen.
• Geef iedereen voldoende tijd om eraan te wennen en maak duidelijk waarom de verandering nodig is.

2. Controleer de integratie met uw huidige systeem

Een retailbedrijf moet eerst een grondige beoordeling van hun huidige systeem doen, voordat ze nieuwe software implementeren. Dit is een van de 5 kritische punten van winkelautomatisering. U moet bijvoorbeeld weten of u voldoende bandbreedte en opslagruimte heeft voor de nieuwe software.

Daarnaast is het verbazingwekkend hoe snel hardware veroudert. Een apparaat van enkele jaren oud is mogelijk niet meer geschikt voor de omschakeling. Zeker voor kassasoftware met randapparatuur wil je dat het systeem voldoet aan de juiste kwaliteitseisen.

Soms vraagt ​​dit een wat hogere investering vooraf, maar een traag systeem kost op termijn ook tijd en geld. Bovendien scheelt het een hoop frustratie, omdat de implementatie van software al genoeg aandacht vraagt.

Zodra deze dingen zijn bepaald, kunnen ze doorgaan en de nieuwe software implementeren.

3. Verduidelijken waarom de nieuwe software-implementatie nodig is

Nieuwe software zorgt voor een revolutie in de manier waarop retailers zaken doen. Het heeft een geheel nieuwe detailhandelseconomie gecreëerd die fysieke winkels onder druk heeft gezet. Hoewel het kostbaar is om in nieuwe software te investeren, is het de investering waard voor een betere klantenservice, meer omzet en een groter concurrentievoordeel.

Echter kunnen de baas of de werknemers daar anders over denken. Daarom is het belangrijk om alle belanghebbenden te identificeren die mogelijk door deze verandering worden beïnvloed en hun steun te krijgen voordat je doorgaat. Je wilt dat iedereen aan boord is om dit project tot een succes te maken!

Vertel wat het oplevert

Leg daarom het belang uit van een nieuwe software implementatie. Bijvoorbeeld dat het gaat helpen om efficiënter te werken en kosten te verlagen. Het bespaart tijd en geld, waardoor iedereen zich kan concentreren op belangrijkere taken.

Leg uit hoe en waarom het werk verandert

Voor medewerkers vraagt ​​een software implementatie vaak om een ​​andere manier van werken. Iedereen moet uit zijn comfortzone komen en met iets nieuws aan de slag. Dat vraagt ​​inzet en flexibiliteit. Daarom is het belangrijk dat zij begrijpen waarom dit nodig is.

Als mensen de juiste redenen hebben, zullen ze sneller willen veranderen. Begrijp dat het voor hen minder uitmaakt wat de nieuwe software voor het bedrijf oplevert. Probeer dus voor elk individu redenen te vinden voor het belang van de nieuwe software implementatie. Daarom is het zo belangrijk om vooraf de behoeften en uitdagingen duidelijk te hebben.

4. Probeer zoveel mogelijk te doen vóór de software implementatie

Er is vaak een verschil tussen startdatum en implementatiedatum. Daartussenin zit de voorbereidingsfase. Uiteraard verschilt dit per project, maar vaak onderschatten retailers de voorbereiding die nodig is voor een succesvolle start of overstap. Natuurlijk komt het uiteindelijk wel goed, maar je wilt zoveel mogelijk onduidelijkheden wegnemen voordat medewerkers ermee aan de slag gaan. Dit voorkomt chaos en frustratie.

Als het gaat om het vervangen van een bestaand systeem, kan de juiste voorbereiding ervoor zorgen dat je minder tijd in twee systemen hoeft te werken. Als je bijvoorbeeld een ander kassasysteem krijgt, is het belangrijk dat de hardware en bonnen goed zijn ingesteld voordat de voorraad en historische gegevens worden geïmporteerd.

Vaak kan niet alles van tevoren worden gedaan. In bovenstaand voorbeeld kan je denken aan het opzetten van artikelgroepen of omzetgroepen. Toch is het beter als je alleen hoeft te doen wat nodig is in plaats van ook nog de basisconfiguratie te moeten doen. Als laatste, zal zoveel mogelijk doen vóór de software implementatie je ook helpen begrijpen wat je wilt bereiken. Wees daarom proactief.

5. Investeer voldoende tijd en moeite in software training

Een ander belangrijk onderdeel van de voorbereidingsfase is het opleiden van medewerkers. Investeer daarom voldoende tijd en moeite in opleiding. Medewerkers hebben het nodig om te begrijpen hoe het met dit nieuwe systeem anders kan.

De sleutel tot het succesvol implementeren van nieuwe software is dus een goed gepland, goed uitgevoerd en grondig trainingsproces.

Identificeer de inspanning die u aan training moet besteden

De eerste stap bij de implementatie van software is het identificeren van de medewerkers die de nieuwe software gaan gebruiken. Dit zal helpen bepalen hoeveel tijd aan training moet worden besteed.

Maak een plan

De tweede stap is het maken van een opleidingsplan voor de medewerkers die de nieuwe software gaan gebruiken. Het plan moet een tijdlijn bevatten voor alle fasen van de training, inclusief wanneer elke fase begint en eindigt, welke materialen voor elke fase nodig zijn en welke onderwerpen in elke fase worden behandeld.

Bereid medewerkers voor

De derde stap is om medewerkers voor te bereiden op de nieuwe software door ze materialen te geven die ze kunnen gebruiken voor hun eerste opleidingsdag. Bijvoorbeeld de video training of links naar alle stappenplannen. Dit zal hen helpen zich zelfverzekerder te voelen wanneer ze aan hun eerste dag beginnen.

Het voordeel van een goede training vooraf, is dat je in het begin minder vragen krijgt van collega's over hoe het werkt. Zo kan je zelf ook meer richten op andere onderdelen van de nieuwe software implementatie.

6. Maak een duidelijk implementatie procesplan van nieuwe software

Het implementeren van nieuwe software in een winkel kan een ingrijpend proces zijn. Dat is waar een goed plan en tijdschema kan helpen. Het implementatieproces van nieuwe software is geen eenmalige gebeurtenis. Het is een reeks gebeurtenissen die tijdig moeten worden gepland en uitgevoerd. Voor bedrijven die overstappen op PrismaNote hebben we de implementatie stappen uitgewerkt.

• Definieer de projectomvang, doelen, doelstellingen en vereisten;
• Bepaal de middelen die nodig zijn voor het project;
• Stel een tijdschema op voor het project;
• Maak voor elke fase van het project een implementatieplan.
• Voer het plan uit en bewaak en evalueer de voortgang ten opzichte van de doelen en doelen.

De eerste stap is het definiëren van de vereisten voor de software en ervoor zorgen dat aan die vereisten wordt voldaan. Dit kan door in gesprek te gaan met alle betrokkenen, klanten en medewerkers.

Maak vervolgens een tijdlijn die de stappen van het proces definieert. Het moet vermelden wanneer elke fase zal beginnen en eindigen.

Identificeer ten slotte eventuele obstakels die zich tijdens dit proces kunnen voordoen en beslis hoe deze worden aangepakt. Als er bijvoorbeeld een gebrek aan middelen of budget is, moet dit worden besproken voordat de implementatie begint.

Stel daarom voor elke fase van de nieuwe software implementatie een duidelijke checklist op. Zo zie je niets over het hoofd en kan het doel worden bereikt.

7. Maak een duidelijk beeld van de planning en communiceer deze intern

Succesvolle introductie van nieuwe technologie is een proces dat zorgvuldige planning en uitvoering vereist. Het gaat niet alleen om de nieuwe technologie, maar ook om de beheersing van mensen en processen.

Software implementatie is een proces dat enige tijd in beslag kan nemen. Het kost tijd om alle systemen en processen op hun plaats te krijgen, en het kan moeilijk zijn om te voorspellen hoe lang het zal duren.

De implementatie van nieuwe software kan dus, net als elk ander project, langer duren dan verwacht. Daarom is het belangrijk om hier rekening mee te houden bij het plannen van een tijdsbestek. De tijd die nodig is, verschilt van bedrijf tot bedrijf en van project tot project. Het kan er bijvoorbeeld van afhangen hoe bekwaam uw personeel is of wat de impact is van de verandering.

Het verlangen naar verschillende functies heeft ook invloed op de tijdlijn. Daarom wordt de omvang van het project meestal bepaald door wat u uiteindelijk wilt bereiken en wat uw budget is. Hoe meer functies u wilt, hoe meer tijd het kost om te implementeren. Een goede tijdlijn zorgt er daarom ook voor dat je kritische functies en leuke toevoegingen kunt onderscheiden.

Zorg er tot slot voor dat de tijdlijn en roadmap transparant zijn voor alle collega's. Dit geeft duidelijkheid over de voortgang van de nieuwe software-implementatie. Dit bespaart niet alleen vragen, maar zorgt ook voor meer betrokkenheid van stakeholders om het tot een succes te maken.

8. Blijf betrokken na de implementatie

Het is belangrijk om betrokken te blijven na de software implementatie. De projectleider moet het niet alleen aan de medewerkers overlaten om uit te zoeken hoe de software moet worden gebruikt. Hij of zij moet hen helpen met eventuele vragen en kan hen na de implementatie opnieuw trainen in het gebruik ervan.

Dit zorgt ervoor dat iedereen de software gebruikt en er alle voordelen uit haalt. Het zorgt er ook voor dat er geen problemen zijn met werknemers die het niet goed gebruiken of niet begrijpen hoe het te gebruiken.

9. Meet de verbeteringen

De introductie van nieuwe technologie is niet alleen een verandering in de manier waarop je dingen doet, het is een kans om het succes te meten.

De eerste stap om succes te meten met de introductie van nieuwe technologie is om te definiëren wat succes betekent voor jouw organisatie. Het behalen van korte termijn doelen of doelstellingen is misschien niet genoeg voor jouw bedrijf. Als je bijvoorbeeld in een branche zit waar je voortdurend moet innoveren en met nieuwe producten moet komen, dan is het belangrijk dat uw succescriterium ook innovatie omvat.

Om uw succes met de introductie van nieuwe technologie te meten, moet u een plan hebben. U kunt beginnen door in kaart te brengen hoe uw huidige workflow eruitziet en wat er anders zal zijn na de introductie van de nieuwe software. Dit zal u helpen potentiële risico's en kansen te identificeren die met deze verandering gepaard kunnen gaan.

10. Blijf openstaan ​​voor veranderingen

Verandering is onvermijdelijk. Het maakt deel uit van elk aspect van ons leven en het stopt nooit. Het is belangrijk om open te staan ​​voor veranderingen en klaar te zijn om je aan te passen aan de nieuwe technologieën die in de toekomst opkomen.



Om gelijke tred te houden met de steeds veranderende wereld, moeten we klein beginnen. Zo kun je je alsnog aanpassen. We moeten nieuwe software in ons leven implementeren en bereid zijn dingen te veranderen die niet meer goed voor ons werken. Er komen altijd technologie-updates uit, dus het is logisch voor ons als retailbedrijven om op de hoogte te blijven van wat er op het gebied van technologie gebeurt, zodat we ons dienovereenkomstig kunnen aanpassen wanneer dat nodig is. Het stopt nooit, het blijft altijd verbeteren en het wordt altijd bijgewerkt.

Conclusie: hoe je succesvol een software implementatie vormgeeft

Laten we tot slot een korte samenvatting geven om te meten hoe de software implementatie een succes is. Het begint met een gedetailleerd plan van alle fasen van de uitvoering en een duidelijk tijdschema. Het aanstellen van één verantwoordelijke projectleider is hiervoor essentieel. Het is dan verstandig om zoveel mogelijk van tevoren te doen, zodat de overgang snel en soepel verloopt. Ook het opleiden van medewerkers is hier een belangrijk onderdeel van. Zorg ervoor dat mensen al weten hoe het systeem werkt voordat ze het daadwerkelijk gaan gebruiken. Zo voorkom je veel vragen op kritieke momenten. Blijf dan na implementatie betrokken bij de mensen die het gebruiken. Controleer of het correct wordt gebruikt en of er verbeteringen nodig zijn.